Ravitaillements

Cahier des charges pour le balisage du Bourg pour les courses enfants.

Responsable du domaine	Laurence Denoréaz Buclin
Responsable du sous-domaine	Vincent Aeby

Confirmer la liste des ravitaillements avec le responsable des parcours
Préparer les menus pour chaque ravitaillement, et la liste de matériel qui devra être acheminé à chaque ravitaillement
Prendre contact avec les fournisseurs pour s'assurer de la disponibilité et des prix des aliments considérés
Etablir un budget pour les menus et le présenter à la réunion du comité d'avril
Finaliser les menus et listes pour chaque ravitaillement
Planifier la distribution et la récupération des ravitaillements et prévoir les véhicules et chauffeurs nécessaires
Commander les aliments et aller les chercher ou se les faire livrer
Dans la semaine précedent l'évènement, communiquer aux responsables des ravitaillements la liste du matériel, aliments et boissons qu'il y aura à son ravitaillement. Communiquer aussi les instructions relatives à la distribution, et les contacts des bénévoles assignés au ravitaillement

Le Lundi de la semaine précédent la course
- Faire un groupe WhatsApp pour les bénévoles des ravitaillements
- Communiquer aux responsables des ravitaillements les menus et liste de matériel
Durant la semaine:
- Ajuster si nécessaire les menus et listes de matériel selon les prévisions météorologiques
Le vendredi avant-veille de la course
- Procéder aux achats de matériel nécessaire et des aliments secs, et boissons
- Préparer dans un des vestiaires/douches des caisses pour chaque ravitaillement et y disposer le matériel pour chaque ravitaillement, ainsi que la nouritture sèche et les boissons
samedi, veille de la course
- Réceptionner les aliments frais
- Les répartir pour chaque ravitaillement; laisser au frigo ce qui doit y rester, mais déjà emballé par ravitaillement
- Mettre les sacs des bénévoles vers les caisses de chaque ravitaillement
- Communiquer aux responsables de ravitaillement les mises à jour, on confirmer les menus et les listes de matériel

Selon le plan de chaque ravitaillement (voir ci-dessous):
- amener le matériel de ravitaillement sur site
- Ou le faire prendre par l'équipe du ravitaillement à la salle de gym
Ne pas oublier les sacs bénévoles et les pic-nics des bénévoles

45 minutes avant le passage du premier coureur, les bénévoles doivent être sur le site du ravitaillement et le matériel du ravitaillement aussi
Le responsable du ravitaillement valide avoir reçu tout le matériel, les aliments et les boissons selon la liste qui lui a été communiquée par le/la responsable des ravitaillements
Procéder au montage des tentes si nécessaire, et des tables. Penser à sécuriser les tentes, et faire attention à la prise au vent qu'elles pourraient avoir...
Préparer les assiettes et plats avec les aliments
Préparer les boissons , les estagnons ou les tuyaux pour la distribution d'eau
Préparer des sacs à poubelle où les coureurs peuvent jeter les déchets

Etre attentifs aux besoins des coureurs. Les aider à remplir leurs gourdes si nécessaire
Remplir régulièrement les plats de victuailles et les boissons
Faire attention de ne pas ouvrir tous les emballages: nous ne pouvons retourner que les victuailles encore dans leur emballage, y compris pour les six-packs de boissons
Important: si un coureur demande un soin médical, ou un pansement: les bénévoles du ravitaillement ne sont pas habilité à prodiguer des soins. Il faut appeler le PC course si des soins sont nécessaires. Fournir l'assistance demandée par le groupe sanitaire
Si un coureur abandonne, tracer au feutre le dossard, et communiquer le numéro du coureur au PC course
Si le temps se dégrade, le signaler au plus tôt au PC course, et suivre ses instructions

Annoncer au PC course (par téléphone, ou par radio pour ceux qui sont équipés) que le coureur balai est passé.
Si c'est la dernière course de la journée, annoncer que le ravitaillement ferme
Faire l'inventaire de ce qui a été consommé et de ce qui retourne au dépôt, et le noter sur la feuille qui avait été donnée au responsable du ravitaillement
Faire attention aux victuailles qui peuvent être retournée à ne pas endommager les emballages lors du transport retour
Laver le mieux possible le matériel du ravitaillement et emballer ce qui est propre séparément de ce qui est sale afin de faciliter les rangements ultérieurs au dépôt
Démonter et emballer le matériel du ravitaillement, y compris les tentes
Reprendre toutes les ordures
Valider l'inventaire au fur et à mesure du démontage et emballage
Attendre l'arrivée du véhicule si nécessaire, et aider au chargement. Ne pas oublier le matériel de balisage que le coureur balai aurait pu déposer
Annoncer au PC course quand le véhicule part du ravitaillement et qu'il n'y a plus personne sur place

Echéances principales

Quand	Quoi
J-100	Confirmer besoin en bénévoles
J-5	Briefer les responsables de ravitaillement et communique menus et listes de matériel
J-2	Acheter le matériel et les aliments secs, et boissons Amener à la salle de gym Préparer les caisses pour la distribution de chaque ravitaillement
J-1	Réceptionner les aliments frais et les répartir par ravitaillement Garder au frigo, mais déjà réparti, ce qui doit rester au frais Confirmer aux responsables de ravitaillement les menus et matériel
J	Distribution et acheminement des ravitaillements Récupération des retours de ravitaillement Lavage et rangement du matériel
J+5 au plus tard	Mettre à jour les menus et quantités selon retour des responsables de ravitaillement